Στη σημερινή και ταχέως εξελισσόμενη επιχειρηματική εποχή, η διαχείριση εργασιών αποτελεί κρίσιμο παράγοντα για την ορθή λειτουργία μιας επιχείρισης. Τα λογισμικά διαχείρισης έργων ή αλλιώς Task Management Software, προσφέρουν μια ολοκληρωμένη λύση για την οργάνωση, παρακολούθηση και διεκπεραίωση των εργασιών. Συμβάλουν στη βελτίωση της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας. Ας αναλύσουμε περισσότερα για τα λογισμικά αυτά.
Τι είναι τα λογισμικά διαχείρισης έργων (Task Management Software);
Ένα task management software, είναι ένα λογισμικό που επιτρέπει σε ομαδικό ή ατομικό επίπεδο, την κατανομή και την παρακολούθηση των εργασιών. Τα λογισμικά αυτά είναι προσβάσιμα είτε από υπολογιστή είτε από κινητό, προσφέροντας άμεση πρόσβαση στις εργασίες, χωρίς να χρειάζεται να σημειώνουμε σε χαρτί ή να έχουμε σκόρπια σε email διάφορες σημειώσεις. Σε ομαδικό επίπεδο δηλαδή σε μια εταιρία, τα λογισμικά διαχείρισης έργων, δίνουν τη δυνατότητα ανάθεσης ρόλων για την καλύτερη παρακολούθηση των εργασιών και την εκπλήρωση στόχων της ομάδας.
Πως μπορεί να βοηθήσει μια εταιρία;
Η επιλογή ενός προγράμματος task management, μπορεί να προσφέρει πολλά οφέλη σε μια επιχείρηση όπως για παράδειγμα:
- Αύξηση της παραγωγικότητας
- Βελτίωση της οργάνωσης και της συνεργασίας
- Εξοικονόμηση χρόνου και πόρων
- Μείωση του άγχους και της σύγχυσης
- Σαφής εικόνα της προόδου των εργασιών
Τα 5 πιο γνωστά task management λογισμικά
Στην αγορά υπάρχουν πολλά εξαιρετικά προγράμματα task management, αλλά μερικά από τα πιο δημοφιλή και αποδοτικά είναι τα εξής:
- Monday.com: Γνωστό για την ευελιξία του και τα ισχυρά εργαλεία οπτικοποίησης, το Monday.com είναι ιδανικό για ομάδες που χρειάζονται να διαχειρίζονται πολύπλοκα έργα.
- Asana: Με έμφαση στη συνεργασία και την οργάνωση, το Asana προσφέρει μια πληθώρα λειτουργιών για τη διαχείριση εργασιών και έργων.
- Trello: Χρησιμοποιώντας ένα σύστημα καρτών Kanban, το Trello είναι εξαιρετικά απλό και διαισθητικό, καθιστώντας το ιδανικό για μικρές ομάδες και ατομική χρήση.
- ClickUp: Το ClickUp προσφέρει μια ευρεία γκάμα εργαλείων και προσαρμόσιμων προβολών, καθιστώντας το μια ισχυρή επιλογή για ομάδες με διαφορετικές ανάγκες.
- Airtable: Το Airtable συνδυάζει τα χαρακτηριστικά βάσης δεδομένων με λειτουργίες διαχείρισης εργασιών, προσφέροντας μεγάλη ευελιξία και προσαρμογή.
Αυτά τα λογισμικά διαφέρουν ως προς τα χαρακτηριστικά και τις τιμές τους, οπότε είναι σημαντικό να επιλέξετε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
Παράδειγμα χρήσης ενός τέτοιου λογισμικού
Στη Rooftop χρησιμοποιούμε ένα από τα πιο γνωστά προγράμματα task management, το clickup. Ας δούμε ένα παράδειγμα από την καθημερινότητα που αφορά την κατασκευή ιστοσελίδας. Μόλις λάβουμε το απαραίτητο υλικό και συγκεντρώσουμε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, κατηγοριοποιούμε τις εργασίες σε ένα task και ξεκινούμε την εκτέλεση του. Ανάλογα τις εργασίες, π.χ αν χρειάζεται δημιουργία λογοτύπου ή δημιουργία εταιρικής ταυτότητας, αναθέτουμε το αντίστοιχο task στο γραφιστικό τμήμα.
Μόλις ολοκληρωθούν οι εργασίες και ο πελάτης ζητήσει αλλαγές, τότε στον ίδιο φάκελο δημιουργούμε το αντίστοιχο task διορθώσεων – αλλαγών και εκτελούμε τις εργασίες. Το πιο σημαντικό είναι πως ο πελάτης έχει πάρει πρόσβαση στο task όπου μας περνάει τις σημειώσεις και αλλαγές που επιθυμεί. Έτσι ο πελάτης, γνωρίζει ανά πάσα στιγμή την πρόοδο των εργασιών και δε χρειάζεται να στέλνει άπειρα email για κάθε αλλαγή που θέλει.
Με αυτόν τον τρόπο έχουμε οργανώσει τις εργασίες μας, έχουμε κάνει σωστή κατανομή του χρόνου και το πιο σημαντικό, έχουμε συγκεντρωμένο όλο το ιστορικό σε ένα σημείο, χωρίς να υπάρχουν πολλά email, σημειώσεις κλπ.
Συμπέρασμα
Τα λογισμικά διαχείρισης έργων ή όπως είπαμε, προγράμματα task management, αποτελούν ένα απαραίτητο εργαλείο, για κάθε ελεύθερο επαγγελματία ή μία εταιρία που θέλει να βελτιώσει την οργάνωση, την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα της. Με μια μεγάλη ποικιλία διαθέσιμων επιλογών, είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα πρόγραμμα που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες και τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας.
